Mag een werkgever de zoekgeschiedenis van een werknemer controleren?

Welke werknemer doet het niet? Snel iets opzoeken op het werk dat eigenlijk niet werkgerelateerd is. Of het nu gaat om een persoonlijke opzoeking, online winkelen of het scrollen door sociale media, het lijkt misschien onschuldig, maar werknemers zien het als verlies van kostbare werktijd en inkomsten.

In principe maken de online opzoekingen van een werknemer integraal deel uit van diens privacy. Doch zijn er bepaalde gevallen waarin een werkgever het internetgebruik van diens werknemers mag monitoren.

Wetgeving en gedragscodes

Wil een werkgever controle uitoefenen op het internetgebruik van diens werknemers, dan moet deze de regels uit collectieve arbeidsovereenkomst nr. 81 van 26 april 2002 respecteren.

Het doel van deze collectieve arbeidsovereenkomst is het eerbiedigen van de persoonlijke levenssfeer van de werknemer bij het verzamelen van elektronische on-linecommunicatiegegevens op de werkplek.

Informatieplicht van de werkgever

Allereerst is het van belang dat een werkgever een soort van informatieplicht naleeft. 

Vooraleer een werkgever diens werknemers kan controleren, moet deze de regels met betrekking tot het gebruik van kantoormateriaal voor niet professionele of privédoeleinden en de wijze waaroop controles op onregelmatigheden worden uitgevoerd toelichten door middel van gedragscodes. 

De werkgever dient deze gedragscodes schriftelijk vast te leggen en aan diens werknemers bezorgen (vb. door deze op te nemen in het arbeidsreglement).

Enige vorm van toezicht zonder de werknemer te informeren is niet toegestaan. De bepalingen uit het Strafwetboek zijn van toepassing. 

Buiten de verplichting om de werknemer te informeren, mag de werkgever bij diens controle niet discrimineren en dient deze in eerste instantie collectief of algemeen te gebeuren voor over gegaan kan worden tot individualisering van de controle.

Finaliteitsbeginsel en proportionaliteitsbeginsel

De controle op de elektronische on-linecommunicatiegegevens wordt slechts toegestaan voorzover voldaan wordt aan de finaliteits- en proportionaliteitsbeginselen.

Finaliteitsbeginsel

De werkgever dient een duidelijk doeleinde te verbinden aan de controles die deze wil uitoefenen op diens werknemers. De controle is slechts gewettigd mits één of meer van volgende doeleinden wordt nagestreefd:

• Het voorkomen van ongeoorloofde of lasterlijke feiten, feiten die strijdig zijn met de goede zeden of de waardigheid van een andere persoon kunnen schaden.
• De bescherming van de economische, handels- en financiële belangen van de onderneming die vertrouwelijk zijn alsook het tegengaan van ermee in strijd zijnde praktijken.
• De veiligheid en/of de goede technische werking van de IT-netwerksystemen van de onderneming, met inbegrip van de controle op de kosten die ermee gepaard gaan alsook de fysieke bescherming van de installaties van de onderneming.
• Het te goeder trouw naleven van de in de onderneming geldende beginselen en regels voor het gebruik van on-linetechnologieën.

Ingeval van controle op het misbruik van ter beschikking gestelde middelen zal het laatste punt van toepassing zijn.

Proportionaliteitsbeginsel

De controle mag geen inmenging in de persoonlijke levenssfeer van de werknemer tot gevolg hebben. Als de controle toch een inmenging in de persoonlijke levenssfeer van de werknemer tot gevolg heeft, moet deze inmenging tot een minimum beperkt worden.

Met andere woorden: de privacy van de werknemers dient gewaarborgd te worden.

Wat bij het vaststellen van een onregelmatigheid?

Na het uitvoeren van de collectieve controle, kan de werkgever overgaan tot een individuele controle om de identiteit van de werknemer die de onregelmatigheid beging vast te stellen. Hierbij dient nog steeds eenzelfde doelstelling als bepaald in het finaliteitsbeginsel gewaarborgd te worden.

Wanneer het te goeder trouw naleven van de in de onderneming geldende beginselen en regels voor het gebruik van on-linetechnologieën als doel wordt nagestreefd, moet de werkgever bij individualisering van de controle wel eerst een voorafgaande voorlichtingsfase in acht nemen.

De werknemer waarbij een onregelmatigheid wordt vastgesteld, wordt door de werkgever uitgenodigd voor een gesprek. Dit gesprek heeft plaats voor iedere beslissing of evaluatie die de werknemer individueel kan raken. Het gesprek heeft tot doel de werknemer de kans te bieden zijn bezwaren met betrekking tot de voorgenomen beslissing of evaluatie uiteen te zetten en het gebruik van de hem ter beschikking gestelde elektronische on-linecommunicatiemiddelen te rechtvaardigen.

Let op! Het is niet toegestaan om de inhoud van de elektronische communicatiegegevens gedetailleerd te raadplegen, tenzij alle betrokken partijen hiermee instemmen.

Reden tot ontslag?

Een onregelmatigheid betreffende het misbruik van de terbeschikkingsgestelde middelen voor niet professioneel of privégebruik kan gezien worden als een reden voor ontslag.

Hiervoor dient wel voldaan te zijn aan de voorwaarden zoals omschreven in dit artikel en opgenomen in collectieve arbeidsovereenkomst nr. 81.