Mag een handelaar een vergoeding vragen aan klanten die niet komen opdagen of laattijdig annuleren?
-big.png)
Klanten die niet komen opdagen bij een afspraak of hun reservatie laattijdig annuleren, het is best vervelend.
Een handelaar verliest tijd en inkomsten: deze heeft in de meeste gevallen niet de mogelijkheid om andere klanten in te plannen en verwerft geen inkomsten door de afwezigheid.
Mag een handelaar een vergoeding vragen aan klanten die niet komen opdagen of laattijdig annuleren?
Ja, een handelaar mag een vergoeding vragen aan klanten die niet komen opdagen of laattijdig annuleren.
De Belgische wetgever stelt in geen geval dat een handelaar geen annulatievergoeding of voorschot mag vragen om zich in te dekken tegen klanten die niet komen opdagen of laattijdig afzeggen.
Hiervoor dient er wel aan bepaalde voorwaarden te zijn voldaan.
Communicatie is van groot belang!
Een handelaar heeft slechts recht op een vergoeding indien dit duidelijk werd overeengekomen met de klant.
De handelaar die een annulatievergoeding wil vragen, dient een annulatie- of no-showbeleid te hanteren waarin deze opneemt wanneer een klant een vergoeding dient te betalen (vb. bij laattijdige annulatie binnen 48 uur voor de afspraak) en hoeveel de vergoeding bedraagt. Uiteraard mag de vergoeding niet hoger zijn dan de geschatte kost van de afspraak en dient dit een forfaitaire vergoeding te zijn.
Hoe kan een handelaar dit annulatiebeleid communiceren?
Om bij een no-show te kunnen rekenen op een vergoeding, moet de klant op enige wijze akkoord gaan met dit beleid. Alleen dan is de vergoeding afdwingbaar.
Dit akkoord kan expliciet of stilzwijgend. Een handelaar kan het no-show beleid mondeling toelichten aan de klant tijdens het maken van de afspraak/reservatie of schriftelijk (op papier of op elektronische wijze) aan de klant bezorgen ter goedkeuring, bijvoorbeeld bij het maken van een online afspraak.
Een praktische tip: Stuur klanten die telefonisch of op enige andere wijze mondeling reserveren een bevestigingsemail met bijkomende informatie over het no-showbeleid. Een mondelinge toelichting is in de meeste gevallen moeilijk te bewijzen.
Enig beleid waarbij er gewoon een papier wordt opgehangen aan de deur of in de wachtzaal is onvoldoende.
Wat bij ziekte of een andere specifieke reden van annulatie/afwezigheid?
In principe is ziekte of een andere beletsel een risico voor de persoon die de afspraak of reservatie plaatst. De handelaar kan niet verplicht worden de gevolgen te dragen van de ziekte van de klant of enig ander beletsel waar deze zelf niet verantwoordelijk voor is.
Uiteraard hebben handelaars ook een menselijke kant, en zijn er bepaalde uitzonderingen waarbij de handelaar het annulatiebeleid niet strikt hanteert.
De informatie via evocaat.be verstrekt is geen juridisch advies over specifieke juridische problemen. Evocaat.be is niet verantwoordelijk of aansprakelijk voor enige schade die veroorzaakt wordt door gebruik van deze informatie. Voor persoonlijk juridisch advies dient u een advocaat te contacteren.