Hoe protesteert u een factuur correct volgens de Belgische wetgeving?

U opent uw mailbox of haalt de post uit de brievenbus, en daar ligt het: een factuur. Maar iets klopt niet.

U vindt dat het bedrag te hoog is, dat u een dienst niet ontvangen hebt, of dat een product gebreken vertoont.

Wat nu? Bent u verplicht te betalen? Of kunt u hier iets tegen doen?

Ja, dat kan: u kunt een factuur protesteren. En dat doet u best op de juiste manier en binnen een duidelijke termijn, want anders riskeert u dat de factuur als aanvaard wordt beschouwd – zelfs al heeft u eigenlijk een punt.

In dit artikel leggen we uit hoe u correct een factuur protesteert volgens de Belgische wetgeving.

Wat betekent een factuur protesteren?

Een factuur protesteren betekent dat u formeel laat weten dat u niet akkoord bent met (een deel van) de inhoud ervan. Dit kan gaan over:

• een verkeerd bedrag;
• een niet-uitgevoerde of fout uitgevoerde dienst;
• een niet-geleverde of beschadigde goederen;
• of andere onregelmatigheden.

Door tijdig en correct te protesteren, voorkomt u dat de factuur automatisch als aanvaard wordt beschouwd en u ze toch zou moeten betalen.

Hoe protesteert u een factuur?

In principe zijn er geen expliciete vormvereisten gebonden aan een protest en is het vooral belangrijk dat de tegenpartij uw protest aanneemt. Toch zijn er een aantal praktische tips die u best wel hanteert, vooral omwille van bewijswaarde.

Om uw protest duidelijk te maken, maakt u best gebruik van een duidelijke, formele en liefst schriftelijke betwisting.

De veiligste en meest rechtsgeldige manier is via een aangetekende brief aan de onderneming of dienstverlener die u de factuur heeft gestuurd.

In uw brief vermeldt u:

• Het factuurnummer en de factuurdatum;
• De reden(en) van uw betwisting (concreet en gemotiveerd);
• Eventuele bewijsstukken (bv. foto’s, e-mails, bestelbonnen...);
• Wat u precies vraagt: een rechtzetting, een nieuwe factuur, of annulering.

Binnen welke termijn moet u een factuur protesteren?

Een factuur moet binnen een redelijke termijn worden geprotesteerd. Wat precies onder een "redelijke termijn" valt, hangt af van de omstandigheden van het geval, zoals de aard van de overeenkomst en de complexiteit van de factuur.

In de praktijk geldt dat een schuldenaar meestal snel kan overzien of een factuur klopt. Daarom wordt vaak aangenomen dat protest binnen enkele dagen tot maximaal twee weken moet plaatsvinden.

Is het verstandig om te betalen tijdens het protest?

Als u het protest laat doorlopen maar toch wilt vermijden dat u intresten of bijkomende kosten moet betalen, kunt u ervoor kiezen om te betalen “onder voorbehoud van rechten”. U vermeldt dit expliciet bij de betaling, bv. in de mededeling van de overschrijving.

Voorbeeld:
“Betaling onder voorbehoud van alle rechten en zonder enige erkenning van schuld.”

Hierdoor blijft uw protest geldig en dekt u zich in tegen mogelijke negatieve gevolgen, mocht later blijken dat u onterecht werd gefactureerd.

Heeft u twijfels over de inhoud van een factuur, over de manier van protesteren, of krijgt u te maken met dreigende incasso’s of gerechtelijke stappen? Dan is het verstandig om contact op te nemen met een advocaat.